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高效的进度管理,通过建立里程碑实现

在重大项目推进实施过程中,进度管理是最为重要的内容之一,进度直接影响工程项目的时间成本、投资成本、质量控制等。


重大项目一般都对项目进度的精细化管理、项目资金的精细化使用等提出了更好的要求。做好进度管理的主要目的是保障项目按计划推进,在项目验收时间内完成既有工作。简单来说,项目进度管理的目标就是保证项目能在规定的日期内和一定的成本额度下达成既定目标。


重大项目进度管理现状


1、进度管理概念

进度管理是指在项目实施执行过程中对整个项目的总体进度进行控制管理,是项目实施管理的重要组成部分,与成本管理、质量管理联系紧密,体现在项目实施的全流程中。


2、进度失控的主要原因

因项目实施过程中会面临各种各样的突发状况,因此造成控制失败的原因有很多,其中比较主要的5个方面是:


A:在制定任务时未能对任务总体内容进行整体的、充分的预估;导致很多工程项目做到一半做不下去了;这是因为重大项目的进度控制主要是粗放式管理,缺乏体系化、标准化、精细化的进度控制方法和工具。

B:需求变更随项目推进而不断增加;缺少专业的进度管理团队。

C:因实施过程中松紧与预期不一致而调整项目计划。

D:因进度落后而采取补救措施。

E:项目团队心态及理念的影响。


里程碑定义及作用


1、里程碑的定义

里程碑是指项目中的重大事件或关键节点,如项目立项、项目开工、通过验收等。


2、里程碑的作用


1).  对项目进度进行精细化管理。在重大项目推进过程中,各个工作环节交叉繁杂,里程碑能够理清各项任务之间的关系,对里程碑对应的各层级、各阶段作进行分级与评价,明确任务的优先级;

2).  对项目质量进行标准化控制。设立里程碑有助于与实施村准进行对应管理,使标准与实际工作有对比尺度;

3).  对项目预算执行进行阶段性检查。通过里程碑的节点控制,能够对项目的资金使用、预算执行进行检查,对项目预算执行不到位的情况进行督促,对项目以预算执行不合理的情况进行纠正,对项目预算执行缺乏管理的情况进行监管;

4).  对项目管理和实施团队进行奖惩激励。重大项目实施进程是由一个庞大的工作团队完成的,队伍的凝聚力对项目的推进有决定性的作用,所以建立赏罚分明的管理体系对项目实施具有重要的促进作用。可以通过里程碑的关键节点作用,标的相关参与团队人员的工作内容,从而将奖惩机制落地;

5).  合理应对项目实施过程中的突发状况。重大项目的推进实施不可能一帆风顺,突发状况的出现不可避免,因而需设定相关预案,在突发状况出现时能够按照既定方案按部就班地应对;

6).  对项目实施过程中的问题及经验进行总结。对阶段性工作中出现的情况、面临的问题进行分析总结,有利于吸收各方面的经验教训,更好地推进下一阶段的实施。


里程碑的建立

里程碑的科学合理设置通常有5个依据:成熟度、经验、信息、承包商能力、部门层次。总体来讲,对于重大项目的实施,认为项目总体实施难度和单位总体实力是决定项目能否顺利推进的关键因素。


1、里程碑的建立步骤如下:

  1. 确定项目的最终结果,将最终结果设为项目执行的最后一个里程碑,从最后一个里程碑向前推进设置各个阶段里程碑直至项目开始阶段。
  2. 将项目执行中明确的几个重要阶段设为最高等级的里程碑,将各重大阶段内重点任务完成设为次一级里程碑,将一般时间节点设为一般里程碑。
  3. 将设置的里程碑安照项目推进阶段顺序进行正向推导,检查里程碑设立是否合理,与项目执行计划是否衔接顺畅、紧密。
    在项目推进前期执行过程中,对项目里程碑设立的合理性进行实际验证,对不符合项目执行实际的里程碑进行调整修改。


2、里程碑的分级

将里程碑进行细化,并根据各个里程碑在项目中所处的不同节点,按层级建立个阶段任务对应里程碑。


一级里程碑:项目预算下达,工作计划细化完成,工作标准制定完成,最终报告完成,系统试运行完成。
二级里程碑:各分项子任务完成。
三级里程碑:子任务中的时间节点任务完成。



里程碑控制及分析

项目实施进度的精细化管理,通过建立里程碑确定了项目实施过程中关键节点的把控,以里程碑控制节点为基础,梳理计算得到的项目流程各阶段内容和持续时间,将其作为项目进度控制的基础。



1. 里程碑建立步骤:
1). 理清任务之间的层次关系。明确任务的优先级,确定主要任务、次要任务;将概要性的任务分解为数个详细的子任务,并通过不同任务之间的关系;针对任务的不同分级和类型,按照任务的总体推进进行任务排序;尽量减少各任务之间的依赖关系,使任务总体流程结构尽量简明扼要明确各分项任务所需的时间和资源、前提条件。
2). 确定任务之间的关系(接口控制)接口是指不同部门间、专业间的分项任务工作衔接处和责任分界点。在工程实施过程中,为了便于开展工作,进行各分项任务的细化分配,并采取措施保证部门间、责任主体间的工作接口和协调。接口管理不当,容易造成各专业任务不能有机衔接,工程项目不能构成一个整体。
3). 明确关键路径。关键路径通常是决定项目工期的进度活动序列。它是项目中最长的路径,即使浮动很小也可能直接影响整个项目的最早完成时间。关键路径的推进时间直接决定项目整体的工期进度。
4). 明确风险和不可控变量。项目推进实施过程中往往会出现一些不可预计的风险,如项目规模缩小、管理部门突然需要加速工作、分项目失败或推进不顺利、关键资源从项目组中调走、负责人更换、项目实施范围变更等,对项目进度影响很大。
5). 进度计划的优化改进。通过项目实施过程中各阶段与事前计划的相互印证,检查对比项目总体进度计划,找出新出现的影响整体进度的问题和困难点。通过这种方式,能够找准切入点,并进行针对性解决,从而整体提高项目进度计划执行力度,优化项目进度计划。



2. 里程碑控制分析的关键点


以重大实施计划为蓝本,基于项目推进的一级阶段,将项目总体实施过程分为评估总体任务、制定工作计划、制定工作标准、具体工作实施、系统平台制作5个具体阶段,将一级里程碑插入总体进度计划中,将各主要阶段划分成数个子任务,并配以相应编号对任务进行不同层次的分级,详细梳理每个子任务工期。


以各子任务为基础,梳理明确各阶段子任务的关系,确定子任务推进的先后顺序和相互依托关系,通过插入里程碑建立包含里程碑控制在内的项目总体推进流程图。按照项目总体实施的5个主要阶段,明确各阶段一级里程碑的控制作用,通过确定个阶段之间的依赖关系进行重大项目的总体流程控制。通过建立的PERT图表明确关键路径和主要的辅助路径,从而对影响工期的关键环节投入重要资源、重要人员进行流程和节点把控,科学合理地压缩工期。


建立项目总体进度各主要阶段甘特图,列出各主要阶段的工期进度关系。一方面,评估总体方案阶段之间的衔接;另一方面,对各阶段任务的子任务进行形象化控制,针对工期较长的子任务进行工期全流程控制,针对工期较短的子任务寻找并行解决方案。通过阶段性验收,使里程碑与阶段性质量控制共同发货作用,确保整体工期处于动态可控范围内。


结合重大项目的进度管理,总体来看,加入的里程碑控制能够更好地对关键路径各个重要环节的重要节点进行工期总体规划,对工期进行科学优化,从而加快项目总体推进进度,可供其他类似重大项目管理工作借鉴。